Estrategias para gestionar su negocio en tiempos de incertidumbre

Por Carl Franzen

Muchos empresarios de repente han cambiado el desarrollo de su actividad empresarial con la mayoría de los empleados trabajando desde su casa, una transición que presenta retos nuevos e imprevistos. Para los directivos responsables de equipos que de repente cambian de un trabajo en la oficina a otro en remoto, la gran pregunta es: ¿cómo se mantiene la cohesión, la productividad y la moral alta, cuando el equipo está fuera de su lugar de trabajo habitual? La situación particular de cada equipo es única, pero os presentamos las mejores prácticas para que propietarios y directivos ayuden a sus equipos a adaptarse, según los expertos.

Realice un inventario de TI

Es probable que la tecnología sea la columna vertebral de su entorno de trabajo y no es menos cierto que ahora su equipo trabaja en remoto. Corresponde a los directivos evaluar qué TI necesita su personal para trabajar en remoto, asegurarse de que disponen de ella y garantizar que sigue siendo segura.

Un excelente primer paso para los directivos es hacer una encuesta a los empleados, ya sea por teléfono, correo electrónico o en línea (como los formularios de Google gratuitos), para saber qué tienen y qué no tienen. Entre los elementos básicos se incluyen ordenadores portátiles de sobremesa adecuados, software y una conexión a internet lo suficientemente rápida como para poder realizar llamadas de audio y vídeo.

Y recuerde que las necesidades tecnológicas no se van a resolver todas a la vez. «Las necesidades tecnológicas irán en cascada y aparecerán por oleadas», dice Daniel McGinn, editor ejecutivo de Harvard Business Review y uno de los anfitriones del podcast Dear HBR. «Una vez que logre que todos se comuniquen con Slack o con otras herramientas, podrá empezar a identificar qué otras cosas necesitan», ya sean dispositivos nuevos como ordenadores portátiles e impresoras.

Y evite la tentación de dejar la solución de problemas técnicos a su plantilla. Como directivo, se trata de un área en la que puede y debe asumir la iniciativa. Si sus empleados en remoto necesitan que se les entreguen portátiles e impresoras nuevas en sus casas, o asistencia de TI las 24 horas del día, Xerox ha lanzado recientemente un Paquete trabajador en remoto para ayudarles.

¿Cómo gestionar asuntos como el correo físico?

Una cosa que suelen pasar por alto los directivos al trasladar sus equipos a trabajar en remoto es: ¿qué hacemos con el correo de la compañía, desde cheques y facturas hasta contratos y documentos legales? Si todo el mundo trabaja desde casa, ¿quién lo recogerá, lo canalizará y actuará en consecuencia? Esto es especialmente importante para los organismos que procesan facturas, reclamaciones, pedidos por correo y otros artículos que se envían habitualmente por «correo postal». «Estamos viendo cada vez más organismos que necesitan ayuda para la gestión del correo», dice Dave Nesbitt, director global de Servicios de captura & contenido de Xerox.

Afortunadamente, hay soluciones: El servicio de Mailroom digital de Xerox puede recoger automáticamente el correo de su empresa, escanearlo y subirlo a servidores seguros en la nube, lo que permite a los empleados autorizados acceder a él y gestionarlo desde cualquier lugar en el que estén trabajando. Además, los Servicios de captura & contenido de mayor tamaño de Xerox pueden ayudar a los organismos a digitalizar la información y convertirla de documentos físicos a formatos legibles electrónicamente.

Entienda esto: No puede caer en la sobrecomunicación

Hable con su equipo. Después, hable con ellos otra vez. La repetición, ahora más que nunca, es una función esencial del liderazgo y la comunicación eficaz. Le explicamos el porqué: Las investigaciones señalan que hasta el 50 por ciento de todos los correos electrónicos se entienden de forma equivocada, y muchos destinatarios interpretan incluso las comunicaciones positivas del tipo «buen trabajo», como sarcásticas o negativas, según el Dr. Nick Morgan, fundador y CEO de Public Words, una empresa de consultoría de comunicaciones empresariales con sede en Boston, y autor del libro Can You Hear Me?

«Nosotros, los humanos, tenemos un sesgo de negatividad", dice Morgan. «Cuando no obtenemos la información que normalmente obtenemos a través de los cinco sentidos, el cerebro la llena con cosas inventadas».

La videoconferencia es obviamente una solución muy importante, y algunas empresas de tecnología están incluso recurriendo a las plataformas de juegos y a la realidad aumentada para conectarse. El hecho de poder ver la cara que acompaña a la voz es determinante, dice Morgan. Su investigación ha demostrado que apenas el 5 por ciento de todas las comunicaciones de negocios se hacen por videoconferencia, pero cree que el 95 por ciento debería hacerse de esta manera. Aunque cuanto más breve, mejor: los responsables deben mantener las reuniones por videoconferencia a 30-45 minutos - después se desvanece la atención.

«Si hay una reunión de equipo por la mañana, organícela virtualmente», dice John Curtis de Xerox, gerente de marketing de leasing de Xerox Financial Services para el continente americano y profesional con 35 años de experiencia en la empresa. Lo mismo ocurre con las comunicaciones con socios comerciales y clientes. No tema tender lazos.

Más allá de hablar a sus empleados, también debe dedicar tiempo a escuchar. «Preguntar cómo están los empleados, preocuparse de cómo se sienten y asegurarse de que se sienten reconocidos, es algo que los buenos directivos pueden hacer de forma remota en este momento», dice McGinn de HBR.

Destaque el bienestar de los empleados

Recientemente HBR publicó una historia muy bien acogida sobre cómo lo que todos estamos pasando en este momento es angustia. En vista de lo cual, los directivos deben estar especialmente atentos al estrés y al desgaste. Asegúrese de que los empleados que, aunque deben seguir siendo productivos, estén de acuerdo en hacer pausas, dedicar tiempo a hacer ejercicio si la salud lo permite, desconectar del trabajo al final de la jornada, seguir los últimos consejos del gobierno municipal y de las autoridades sanitarias para mantener un buen estado físico y mental.

«Si la gente trabaja de forma virtual, también se puede trabajar en exceso», dice Curtis.

En efecto, la conectividad instantánea, y siempre accesible, que ofrecen los teléfonos inteligentes y las aplicaciones en línea como Slack o Microsoft Teams significa que quienes trabajan desde casa -tanto directivos como empleados- se encuentran trabajando más de lo que lo harían durante un día normal de trabajo en la oficina y padecen un desgaste excesivo.

Una táctica sencilla para evitarlo es que los directivos animen a los empleados a que busquen un espacio específico destinado a trabajar en sus casas.

«Si se tiene un espacio dedicado para trabajar, y una vez que se sale de él, se desconecta, lo que puede ser muy útil», dice McGinn.

Y los directivos también deberían cuidarse.

A veces, ser directivo o propietario de un negocio puede resultar bastante solitario, con todo el equipo dependiendo de uno en materia de liderazgo y orientación, pero sin un hombro en el que apoyarse o un oído dispuesto a escucharle. Como se suele decir, la cima es un lugar muy solitario.

Para obtener el apoyo que necesitan, los directivos que se encuentran en transición hacia el trabajo en remoto deberían plantearse la posibilidad de recurrir a mentores u otros líderes dentro de su empresa, en su área local, en su sector o en el resto del mundo para que les asesoren.

«Recurra a la comunidad que ya tiene», sugiere Curtis, «Encuentre un mentor que lo haya hecho antes. O busque grupos de especialistas en internet».

Las redes sociales como LinkedIn, los grupos de Facebook, WhatsApp, Slack, Discord, e incluso las funciones de «Mensajes directos» y «Amigos cercanos» de Instagram, ofrecen a los directivos la oportunidad de encontrar una comunidad de compañeros líderes con ideas afines y puestos similares que les ayuden a orientarles, escucharles y resolver problemas comunes del trabajo en remoto. Con ese fin, siga a Xerox en estas plataformas, y háganos saber qué le preocupa. Estamos aquí para ayudarle.