Étude de cas: Centre de dématérialisation du courrier
L’enjeu :
En déployant une initiative « bureau sans papier », cette entreprise de mondiale gestion de sinistres cherchait non seulement à empêcher la création de documents papier dans son environnement de travail, mais aussi à réduire au maximum le flux de documents entrants sous forme de courrier. L’accès des collaborateurs aux dossiers physiques pouvait demander plusieurs jours, sans compter les longs processus d’expédition et de désarchivage de documents, ce qui avait des répercussions négatives sur la satisfaction des clients et ajoutait des frais d’exploitation inutiles de gestion de documents. L’entreprise avait besoin d’une solution pour convertir les documents dans un format numérique qui pouvait être stocké et facilement accessible à tout moment.
La solution :
L’entreprise de gestion des sinistres a mis en place une boîte postale. Le courrier est transporté quotidiennement vers le Centre de dématérialisation Xerox® où le courrier est ouvert, scanné, indexé d’après le nom du destinataire, puis téléchargé dans le système de gestion de contenu du client. Les collaborateurs de l’entreprise traitent désormais le courrier sans papier. Ils reçoivent un e-mail indiquant qu’une copie numérique du courrier a été reçue et un lien leur permet d’accéder directement à leur boîte aux lettres.
Les résultats :
Environ 1 000 documents papier sont traités par le Centre de dématérialisation Xerox chaque mois, qu’il s’agisse d’éléments de courrier ou de documents Office. Xerox reçoit maintenant tout le courrier destiné aux établissements canadiens du client (à l’exception des colis envoyés par coursier), ce qui a éliminé la nécessité d’affecter du personnel à plein temps au centre de courrier. Depuis que les documents de courrier arrivent au format numérique, les fichiers sont immédiatement intégrés à des workflows électroniques, sans nécessité de devoir les scanner ou de gérer les originaux sur site.
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