Управление бизнесом в непредсказуемое время

Многие работодатели модифицировали свои бизнес-процессы и перевели сотрудников на дистанционный формат работы, что привело к появлению новых и зачастую неожиданных трудностей. Для руководителей рабочих групп, внезапно переключившихся с работы в офисе на домашние условия, главный вопрос заключается в том, как максимально сохранить командный дух, эффективность и боевой настрой своих сотрудников, когда они рассредоточены и находятся за пределами офиса? Любая ситуация уникальна, однако, мы постарались собрать лучшие рекомендации для руководителей и владельцев бизнеса, которые помогут адаптировать бизнес к новым условиям.

Настройте IT-решения

Технологии являются основой любого бизнеса, это особенно справедливо в настоящее время, когда рабочие процессы осуществляются удаленно. Руководителям необходимо оценить, какие IT-решения необходимы сотрудникам для выполнения задач в дистанционном режиме, убедиться, что они своевременно установлены и безопасны в использовании.Для начала нужно обсудить с членами команды по телефону, электронной почте или с использованием онлайн-сервисов, какие инструменты им необходимы для организации рабочего процесса. Стартовый набор включает ноутбук или настольный компьютер, программное обеспечение и достаточно быстрое подключение к интернету для поддержки аудио-и видеозвонков.Не отдавайте решение технических проблем на усмотрение команды. Это обязанность руководителя. Если вашим сотрудникам необходима доставка на дом нового ноутбука или принтера или требуется круглосуточная IT-помощь, обращайтесь в службу удаленной поддержки.

Обрабатывайте входящую корреспонденцию

При дистанционном формате работы важно помнить про физический документооборот компании, включающий передачу оригиналов счетов, договоров и прочих юридических документов. Если сотрудники офиса переведены на удаленный режим работы, кто будет координировать поток документов внутри компании? Это особенно важно для организаций, которые осуществляют документооборот посредством почтовой доставки. «Мы наблюдаем, что все большее количество компаний обращаются к нам за помощью в обработке почтовых отправлений», – говорит Дэйв Несбитт, Global Lead, Capture & Content Services в компании Xerox.К счастью, есть решения, подобные Xerox’s Digital Mailroom service, с помощью которых можно автоматически собрать и сканировать входящую корреспонденцию, после чего загрузить ее на защищенные облачные серверы, доступ к которым будет предоставлен ответственным сотрудникам, которые смогут обращаться к этим носителям, где бы они не находились. Кроме того, услуги Xerox Capture & Content Services могут помочь организациям оцифровать физические документы в электронный формат.

Общайтесь с командой

Пообщайтесь со своей командой. А затем сделайте это еще раз. Сегодня как никогда важно дублировать информацию. Ник Морган, основатель и генеральный директор Public Word, автор книги «Вы меня слышите» утверждает, что по статистике около 50% электронных писем трактуются ошибочно, многие получатели также с недоверием относятся к положительным письменным комментариям, вроде «Отличная работа».«У людей, есть склонность к негативному восприятию, – говорит Морган. – Когда мы получаем информацию без использования всех пяти органов чувств, наш мозг самостоятельно дорабатывает восприятие».Видеоконференции, одно из основных решений, к которым обращаются компании, в том числе с использованием игровых платформ или дополненной реальности. В таком формате вы можете видеть выражение лица говорящего или слышать тон его комментария. Исследования Моргана показывают, что всего лишь 5% всех деловых переговоров осуществляется с помощью видеоконференций, но он считает, что оставшиеся 95% также должны использовать этот инструмент.«Если утром вы обычно встречаетесь с командой, сделайте это виртуально», – говорит Джон Кертис, менеджер по маркетингу в Xerox Financial Services в американском подразделении, проработавший в компании более 35 лет. Это актуально при общении с Партнерами и Клиентами. Коммуницируйте виртуально.Руководители должны прислушиваться к своим сотрудникам. «Интересоваться тем, как они работают, заботиться об их самочувствии и ощущении собственной значимости – это то, что хорошие руководители могут сделать удаленно прямо сейчас», – говорит Макгинн из HBR.

Поддерживайте эмоциональный настрой команды

Сейчас руководство должно быть особенно ориентировано на борьбу со стрессом и эмоциональным выгоранием команды. Убедитесь, что сотрудники делают перерывы в работе, выключают ноутбук по окончании рабочего дня и руководствуются рекомендациями местных органов власти по поддержанию хорошего психического и физического здоровья.«Работая дистанционно, действительно, можно переутомиться» – замечает Кертис.Постоянно находиться на связи, благодаря смартфонам и онлайн-приложениям, таким как Slack или Microsoft Teams, означает, что сотрудники и руководители проводят за работой больше времени, чем в обычный день в офисе, и могут страдать от выгорания.Одна из простых рекомендаций для борьбы с этим, заключается в том, чтобы организовать специальное рабочее место в квартире.«Как только у вас дома появится отдельный рабочий уголок, вы будете знать, что все рабочие коммуникации прекращаются, как только вы покидаете его», – говорит Макгинн.

Поддерживайте эмоциональный настрой руководителей

Руководителям или владельцам бизнеса тоже приходится непросто, особенно, когда не с кем посоветоваться или поговорить по душам, вместе с тем успех команды зависит от эмоционального состояния лидера.Для получения необходимой поддержки, и дружеского совета руководителям можно обратиться к коллегам по бизнесу в своем регионе, в отрасли или по всему миру.«Ищите единомышленников, – предлагает Кертис, – Используйте онлайн-платформы для общения».Социальные сети помогают людям продолжать общаться в профессиональном сообществе, искать единомышленников-лидеров, которые могут помочь с решением проблем удаленной работы. Подписывайтесь на аккаунты Xerox в социальных сетях и пишите нам. Мы рядом!