Xerox^® unterstützt Schulbezirk bei der Förderung von Remote-Learning

Seit mehr als 15 Jahren arbeiten Xerox und Lincoln Public Schools zusammen. Xerox stellt optimierte Lösungen für das Dokumentenmanagement bereit, das erstreckt sich von Schulkalendern und Klassenbeschilderung bis hin zu Unterrichtsplänen und Zeugnissen für 60 Schulen, die mehr als 42.000 Schüler vom Kindergarten bis zum 12. Schuljahr betreuen.

Zur Bewältigung dieser umfassenden Aufgabe setzt der Schulbezirk auf eine Kombination aus Xerox^® DocuShare^®, einer fortschrittlichen, einfach einzurichtenden und sicheren Online-Plattform für Content-Management, Xerox Multifunktionsgeräten und Xerox^® Managed Print Services. Lehrkräfte können so ganz einfach direkt aus ihrem Klassenzimmern drucken, auch wenn sie dort über keinen Drucker verfügen, oder auch über ihren Laptop oder ihre persönlichen Geräte zu Hause. Dank der Managed Print Services von Xerox Managed Print Services landen die Druckaufträge wie von Zauberhand im zentralen Druckerraum.

„Die Lösung deckt so ziemlich alles ab, was eine Schule an Papierdokumenten benötigen könnte“, erklärt Lynnette Losh, Leiterin des Druck- und Postzentrums der Lincoln Public Schools.

Vor der Zusammenarbeit mit Xerox verwendete der Schulbezirk Anfang der 2000er Jahre zahlreiche unterschiedliche Druck- und Dokumentensysteme von verschiedenen Anbietern, was zu einem komplexen und verwirrenden Arbeitsablauf führte. Nur drei Anwender im gesamten Bezirk waren in der Lage, Druckaufträge auf elektronischem Wege an das Druckzentrum zu senden. Wenn Lehrkräfte ein Dokument für den nächsten Tag benötigten, hatten sie zudem keine andere Wahl, als früh aufzustehen und sich am Kopierer anzustellen.

2005 führte Xerox einen Audit für den Kunden durch und entwickelte im Anschluss eine maßgeschneiderte Lösung, dank derer der Schulbezirk die Anzahl der eingesetzten Geräte um zwei Drittel reduzieren und das Druckzentrum optimieren konnte. Lehrkräfte haben jetzt die Möglichkeit, eingereichte Arbeiten von jedem Xerox Multifunktionsgerät im Bezirk aus einzuscannen. Und: Wenn sie etwas über Nacht vom eigenen Computer ausdrucken möchten und den Druckerraum als Ausgabeort wählen, werden die Dokumente am nächsten Morgen direkt ins Klassenzimmer geliefert.

Das hochmoderne, umweltfreundliche und klimatisierte Druckzentrum, in dem die Druckerzeugnisse produziert und dann in die Klassenzimmer geliefert werden, wird von Lynnette Losh geleitet. Es wurde in enger Zusammenarbeit mit Xerox entwickelt und umfasst eine Temperatur- und Feuchtigkeitsüberwachung, dank derer die acht Xerox Produktionsdrucker (darunter der Xerox Nuvera^® 288, 157 und 120 und mehrere Versant^® 180s) optimale Leistung liefern können.

In diesem Schuljahr produzierte und verteilte das neunköpfige Team des Lincoln Public Schools Print Center & Mailroom vor der COVID-19-Pandemie an einem durchschnittlichen Tag mehr als 200.000 Druckerzeugnisse. An einigen Tagen lag das Volumen sogar bei fast einer halben Million Seiten.

Mit der Pandemie wurde das traditionelle Schuljahr auf den Kopf gestellt, Lehrkräfte und Schüler nach Hause geschickt. Der Schulbezirk konnte in Zusammenarbeit mit Xerox einige seiner Schlüsselsysteme zur Bewältigung der neuen Herausforderungen nutzen. Die Xerox DocuShare Plattform für Content-Management ermöglicht Lehrkräften und Administratoren das Hochladen, Speichern, Abrufen und Bearbeiten von Dokumenten in Echtzeit und von überall. „DocuShare bietet einen vollständigen Lehrplan, den die Anwender bei Bedarf ausdrucken können“, so Tobias J. Wehrman, Xerox Service Delivery Manager, Central Operations, und Einwohner von Lincoln, Nebraska.

Und auch außerhalb des Klassenzimmers hat sich der Bezirk bei der Kommunikation mit wichtigen Mitarbeitern und für die Dokumentation auf Xerox Systeme verlassen und verwendet Xerox DocuShare für die Dokumentenverwaltung in Personalwesen, Einkauf und Buchhaltung.

Die intelligenten Tools von Xerox und die ganzheitlichen, sich stetig weiterentwickelnden Lösungen, die den Zugriff auf Dokumente, egal ob in gedruckter oder digitaler Form erlauben, wo immer sie von Schülern, Lehrern und Administratoren benötigt werden, ermöglichen eine hohe Flexibilität. Einer der Gründe, warum die Partnerschaft zwischen Xerox und Lincoln Public Schools so erfolgreich ist.

Und obwohl es im Druckerraum zurzeit etwas ruhiger zugeht, als in einem typischen Schuljahr, stehen die Drucker keineswegs still. Stattdessen produziert der Schulbezirk weiterhin Arbeitsbücher und Übungsmappen für Kinder, die am Sommerschulprogramm teilnehmen. Einige sind für Schüler konzipiert, die Schreiben und Mathe üben, während andere die künstlerischen Fähigkeiten oder auch die Geschicklichkeit fördern.

„Auch wenn der Unterricht zunehmend online stattfindet, wird der Bedarf an Arbeitsbüchern nicht nachlassen“, so Lynnette Losh.

Fallstudien

Enterprise Content Management im Überblick

DocuShare^®

DocuShare^® Flex

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Automatisches Scannen von Dokumenten