Fallstudie: Papierdokumente aus 100 Jahren – und 500 Kisten – digitalisiert
Der Family Service Toronto (FST) war so sehr damit beschäftigt, sich um andere zu kümmern, dass er seine eigenen Papierprobleme lange vernachlässigte. Seit 1914 unterstützt der FST Bürger in Toronto mit Beratung, Gemeindeentwicklung, Interessenvertretung und öffentlicher Aufklärung. Die Serviceleistungen und Kunden von FST wuchsen im Laufe eines Jahrhunderts – und damit auch die eigenen Unterlagen. Schließlich wandte man sich Hilfe suchend an Xerox.
Die Mitarbeiter im Büro von FST mussten früher viele Daten manuell eingeben und validieren, was sehr zeitaufwendig und fehleranfällig war. Als die Menge an Dokumenten immer weiter wuchs, stellte FST fest, dass der Platz im Büro knapp wurde und eine größere Aufräumaktion nötig war.
Im Rahmen der strategischen Partnerschaft von FST mit Xerox Canada haben wir das papierbasierte Archivsystem des Unternehmens digitalisiert, darunter 500 Aktenkisten. Außerdem haben wir mehrere Geräte mit Xerox® ConnectKey®-Technologie installiert und Anwendungen automatisiert, die eine Reihe von wichtigen, täglichen Geschäftsprozessen unterstützen.
Die wichtigsten Ergebnisse
Die neue Lösung mit Xerox® Enterprise Content Management wird FST voraussichtlich einen ROI von 20 % für die Digitalisierung von Dokumenten in mehreren Abteilungen bescheren, die Zeiten für die Überprüfung verkürzen und bislang mit Akten belegte Bürofläche freigeben. Weitere Highlights:
Bessere Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zur Aufbewahrung von Unterlagen.
Digitalisierung von ca. 500 Aktenkisten mit Papierunterlagen für einfachen Zugriff und effizientes Wiederfinden.
Aufbau einer Dateiarchitektur und Metadatenstruktur auf der Grundlage der Benutzeranforderungen. Die Mitarbeiter verwenden jetzt Multifunktionsdrucker und Desktop-Scanner, um Dokumente zu scannen und in einem Xerox® DocuShare®-Speichersystem abzulegen, das mit Client-Datenbanken integriert ist und dadurch einen zentralen Ort für den Datenzugriff schafft.
Automatisierung von Papierprozessen speziell für das erfolgreiche Passport-Programm von FST. Früher kamen die Rechnungen und Quittungen von Passport per Fax und E-Mail, die ausgedruckt, verarbeitet, gescannt und dann geschreddert werden mussten.
Die Bearbeitungszeit für Rechnungen des Passport-Programms wurde um 60 % reduziert, die Genauigkeit verbessert, doppelte Dateneingaben beseitigt und die kumulative manuelle Einreichung in einen einzigen, automatisierten Workflow umgewandelt.
Das neue Portal zur Einreichung von Rechnungen beinhaltet ein Sprach- und Textbenachrichtigungssystem zur Bestätigung von Kundenzahlungen.
„Insgesamt haben sich die Kundenerfahrung und die Kapazität immens verbessert.“
Erfahren Sie, wie Ihr Unternehmen von einer ähnlichen Xerox Lösung profitieren könnte.
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