Das Vermessungs- und Grundbuchamt von Bahrain verbessert seinen Service mit der digitalen Lösung von Xerox
Das Vermessungs- und Grundbuchamt (Survey & Land Registration Bureau, SLRB) von Bahrain verwaltet alle Immobilienregister im Königreich Bahrain. Außerdem ist das SLRB die nationale Kartierungsbehörde. Die Immobiliendokumente im SLRB stammen aus den 1920er Jahren und enthalten Eigentumsinformationen und Transaktionsdetails in Form von Registern und Büchern, die heute von historischer Bedeutung sind.
Die Register und Bücher sind im Laufe der Zeit und durch ständigen Gebrauch in Mitleidenschaft gezogen worden. Das Auffinden von Informationen war zeitaufwendig, was zu Verzögerungen bei der Registrierung und den geplanten zukünftigen Entwicklungen führte. Mögliche Gesundheitsrisiken wie Pilzinfektionen in gebundenen Unterlagen waren ein weiteres Problem.
„Unsere größte Hürde war der Zugang zu den benötigten Informationen innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens. Diese historischen Dokumente sind nur für bestimmte Mitarbeiter zugänglich, und die Verfahren zur Beschaffung von Informationen waren sehr zeitaufwendig.“
Das SLRB wollte diese Dokumente digitalisieren und in ihr zentrales Repository aufnehmen. Dies würde den Zugang zu den Papierdokumenten einschränken, während digitale Dokumente auf sichere und kontrollierte Weise zugänglich gemacht werden. Bei Immobilientransaktionen ist es wichtig, die Historie von Immobilien zu recherchieren und zu ermitteln. Das SLRB entwickelt sich dahin, seinen Kunden verschiedene Online-Serviceleistungen anzubieten. Daher ist die Integration der digitalisierten physischen Aufzeichnungen mit diesen digitalen Repositorys für eine schnellere Entscheidungsfindung unerlässlich.
Aufgrund seiner Technologie und Erfahrung wurde Xerox gegenüber anderen möglichen Anbietern bevorzugt. „Das SLRB war sich der Kompetenzen und Professionalität des lokalen Xerox-Teams bei der Bereitstellung der Lösung bewusst. In der Vergangenheit hat Xerox Flurkarten mit Informationen zu Grundstückstransaktionen zur Zufriedenheit des SLRB gescannt. Die Handhabung dieser Flurkarten war aufgrund der unterschiedlichen Größen, des unterschiedlichen Materials und der Brüchigkeit schwierig. Xerox ging mit allen Karten sorgfältig um“, so Ammar.
Xerox führte das Projekt in zwei Phasen durch. Die Bücher und Register wurden zum Zwecke der Nachverfolgung nummeriert und im PDF- und TIFF-Format digitalisiert. Anschließend wurden sie sorgfältig nach bestimmten, vom SLRB vorgegebenen Kriterien indiziert. Danach exportierte man die digitalisierten Dokumente auf die Xerox® DocuShare®-Plattform. Xerox lieferte das Projekt als Service und stellte alles Nötige bereit, um die angestrebten Ziele zu erreichen. Das SLRB stellte Räume und andere Einrichtungen zur Verfügung.
Alle autorisierten Benutzer sehen die Bücher und Register nun innerhalb von Xerox® DocuShare® ECM. Die Endbenutzer erhalten durch den Zugang zu historischen Registrierungsdaten effizientere und genauere Informationen.
Die wichtigsten Vorteile:
Digitalisierte Dokumente sind jetzt Teil eines sicheren und kontrollierten zentralen Repositorys
Intelligente Indizierung für einfaches Auffinden
Schnellere und einfachere Suche und Bearbeitung von Anfragen
Kein physischer Zugang zu den Archiven mehr erforderlich
Deutliche Verbesserungen beim Registrierungsservice
„Mit Xerox® DocuShare® sparen wir viel Zeit und unsere Prozesse sind effizienter, sicherer und benutzerfreundlicher geworden. Wir sind sehr zufrieden mit dem Service von Xerox und der fortlaufenden Unterstützung bei der Verwaltung des Dokumentenlebenszyklus.“
Die Herausforderung
Der Zugang zu den entsprechenden Informationen war zeitaufwendig, was zu Verzögerungen bei der Bereitstellung von Dienstleistungen für Bürger und Organisationen führte.
Der Zustand der SLRB-Akten verschlechterte sich durch Umwelteinflüsse und den ständigen Gebrauch.
Es gab Gesundheitsrisiken für Nutzer.
Die Lösung
Digitalisierung der Unterlagen des SLRB mit genauer Indizierung nach spezifischen Anforderungen.
Docushare® ermöglicht den einfachen, intelligenten und sicheren Zugriff auf Dokumente von überall aus.
Die Ergebnisse
Digitalisierte Aufzeichnungen in einem sicheren, zentralen Repository
Einfacher und kontrollierter Zugriff in einer digitalen Umgebung
Mehr Effizienz, schnellere Entscheidungsfindung und weniger Verzögerungen
Intelligente Indizierung für einfaches Auffinden
Vollständige Fallstudie herunterladen [in Englisch]
DocuShare®
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