Caso de estudio: 100 años -y 500 cajas- de registros en papel, ahora digitalizados
Family Service Toronto (FST) estaba tan ocupada atendiendo a los usuarios que dejó de lado sus propios problemas con el papel. Desde 1914, FST ha puesto en contacto a los habitantes de Toronto en apuros con el asesoramiento, desarrollo comunitario, defensa y educación pública. A lo largo de un siglo, los servicios y clientes de FST han ido creciendo, al igual que sus registros en papel. Y al final nos ha pedido ayuda.
El personal administrativo de FST solía realizar muchas entradas y validaciones manuales de datos, que consumían mucho tiempo y resultaban susceptibles de errores humanos. Dado que los volúmenes ingentes de documentos no dejaban de crecer, FST se dio cuenta de que se estaba quedando sin espacio en las oficinas y necesitaba una gran operación de limpieza.
Mediante la asociación estratégica de FST con Xerox Canadá, ayudamos a digitalizar su sistema de registros en papel, incluidas 500 cajas tipo archivo definitivo Banker Box. También instalamos y gestionamos una flota de dispositivos con tecnología Xerox® ConnectKey®, y aplicaciones automatizadas que ayudan a impulsar una serie de procesos empresariales diarios clave.
Aspectos más destacados de los resultados
Con la solución nueva Gestión de contenidos empresariales Xerox® implantada, FST espera un retorno de la inversión del 20 % en la digitalización de documentos en diversos departamentos, así como una reducción de los tiempos de auditoría y un aumento del espacio de oficina. Eche un vistazo a estos otros aspectos destacados:
Se consiguió el cumplimiento de los requisitos legislativos para la conservación de registros.
Se pudo digitalizar unas 500 cajas de archivos definitivos de registros en papel para facilitar el acceso y la recuperación eficiente.
Se ha diseñado la arquitectura de archivos y la estructura de metadatos en función de las necesidades de los usuarios. El personal utiliza ahora impresoras multifunción y escáneres de sobremesa para escanear e integrar documentos en un sistema de almacenamiento Xerox® DocuShare®, que se integra con las bases de datos de clientes, lo que permite un punto de acceso único.
Procesos automatizados en papel específicos para el popular programa Passport de FST. Antes, las facturas y recibos de Passport llegaban por fax y correo electrónico que se imprimían, procesaban, escaneaban y trituraban.
Se redujo el tiempo de procesamiento de las facturas del programa Passport en un 60 %, se logró una mejora de la precisión, se eliminó la introducción de datos duplicados y se convirtió la presentación de documentos manual acumulativa en un flujo de trabajo único y automatizado.
El nuevo portal de presentación de facturas incorpora un sistema de notificación por voz y texto que confirma los pagos de los clientes.
«En general, mejoraron enormemente nuestro servicio al cliente y nuestra capacidad».
Descubra lo que una solución similar de Xerox podría hacer por su negocio.
Xerox® DocuShare®
La forma más fácil de acceder, compartir y colaborar, en el lugar de trabajo o en la nube.
Perspectiva sobre administración de contenido empresarial
Explore archivos PDF, videos, infografías y más acerca de este tema.
Xerox® ConnectKey® for DocuShare®
Escaneado fácil e intuitivo con un enlace directo a los procesos de su negocio
Artículos relacionados
Anteponemos la confianza cero.
Su seguridad es nuestra prioridad principal. Vea cómo nuestros productos y servicios refuerzan sus iniciativas de confianza cero.
Cómo Xerox® DocuShare® ha contribuido a que Arbet Aménagement transforme su forma de trabajar
Descubra cómo Arbet Aménagement crea el espacio de trabajo idóneo con el uso de Xerox® DocuShare® para almacenar y gestionar archivos electrónicos de una manera más fácil que nunca.
Xerox ha sido nombrado líder en el informe Landscape MPS 2022 de Quocirca
Xerox sigue liderando la evaluación de proveedores de MPS de Quocirca, basándose en la visión estratégica y amplia variedad de la oferta de servicios, entre los que se incluyen la nube, el flujo de trabajo digital, la seguridad y análisis.
Caso de estudio IESE Business School
Descubra el impacto estratégico de los Servicios gestionados de impresión Xerox en una escuela de negocios líder a escala mundial, que ha impulsado a la institución hacia una nueva era de digitalización y ha mejorado la experiencia de los estudiantes.
Xerox ha sido nombrado líder en el informe Cloud Print Services 2024 Landscape de Quocirca
Quocirca ha nombrado a Xerox líder en servicios de impresión gestionados en cuanto a visión estratégica y alcance del servicio por nuestra gestión de dispositivos basada en la nube, gestión de la impresión y herramientas de productividad.
Xerox consigue el premio Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. (BLI) Pacesetter 2022–2023 para programas integrales de servicios de impresión gestionados
Keypoint Intelligence - BLI reconoce en los Servicios de impresión gestionados (MPS) de Xerox, el liderazgo en gestión de la impresión en la nube, seguridad avanzada, flujos de trabajo de documentos y mucho más con otro premio Pacesetter.
