5 formas de equivocarse con la seguridad de los documentos

1. Olvidar documentos en la bandeja de la impresora.  

Ese montón de papeles que hay siempre en su impresora no solo supone un derroche, sino también una amenaza. Entre esos papeles puede encontrarse la revisión salarial de un empleado, los datos de un cliente o los planes financieros de la empresa.

Si no quiere que esos documentos anden por ahí tirados, asegúrese de contar con una impresora inteligente que pueda identificar a los usuarios antes de imprimir sus documentos.

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2. Enviar archivos sin protegerlos con una contraseña.

Necesita escanear un documento y enviárselo a su colega Juan. Pero va con prisa, lo escanea a toda velocidad... y acaba metiendo la pata y se lo manda a otro Juan.

Adquiera una impresora que le ayude a proteger sus documentos con una contraseña.

3. Guardar archivos confidenciales en carpetas que no son seguras.

Cuando alguien necesita escanear un documento y guardarlo en la nube, es frecuente que primero tenga que guardar ese archivo en un directorio local.

Puede que sea el escritorio de su ordenador o una carpeta local, pero si olvida borrar el documento una vez que lo ha copiado a una carpeta compartida de Dropbox, Google Drive o de cualquier otro servicio, usted tiene un problema.

Cerciórese de que su impresora es tan inteligente que puede guardar automáticamente en la nube los archivos de sus usuarios. Así evitará que olviden documentos importantes en cualquier sitio.

4. Pedir a alguien que imprima sus documentos.

A veces, los empleados que trabajan a distancia necesitan imprimir algo antes de venir a la oficina. Una práctica habitual es pedir a alguien que imprima el documento por ellos. 

Sin embargo, si guardan un archivo confidencial en un lugar poco seguro, pueden crearle un problema. 

Si cuenta con una impresora que permite la impresión móvil, los empleados que trabajen a distancia no tendrán que pedir a nadie que imprima sus documentos, pues podrán hacerlo ellos mismos. 

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5. Dejar los datos en el disco duro de la impresora.

Seguramente no piensa que su impresora es un ordenador. Pero las impresoras más inteligentes cuentan con un disco duro que juega un papel fundamental en el flujo de la información en su empresa.

Por ello, debe asegurarse de que su impresora borra automáticamente los datos de su disco duro. Y lo que es aún más importante, cerciorarse de que ese disco esté debidamente cifrado.