Le Survey & Land Registration Bureau de Bahreïn modernise ses services grâce à la solution numérique de Xerox
Le Survey & Land Registration Bureau (SLRB) de Bahreïn est le dépositaire de tous les titres de propriété dans le Royaume de Bahreïn. Le SLRB est aussi l'agence du cadastre national. Créées dans les années 1920, les archives du SLRB contiennent les informations sur les propriétés immobilières et foncières, ainsi que leurs transactions, sous la forme de registres et de grands livres qui ont maintenant une importance historique.
Avec la combinaison des conditions naturelles et leur usage continu, ces registres et ces grands ouvrages se sont détériorés. Imposant des délais excessifs, l'accès aux informations retardait les services d'enregistrement et autres fonctions liées aux développements futurs planifiés. Des risques potentiels pour la santé, tels que des infections fongiques dans les documents physiques reliés, constituaient une autre source de préoccupation.
« Notre plus grande difficulté était d'accéder aux informations requises dans les délais impartis. L’accès à ces documents historiques est strictement limité au seul personnel autorisé. Les procédures d'obtention des informations imposaient des délais excessifs. »
Le SLRB souhaitait numériser ces documents et les ajouter à son référentiel central. La solution souhaitée devait permettre de limiter les accès physiques, avec les avantages d’un contrôle et d’une sécurité modernes, tout en offrant une accessibilité optimale. La recherche et l'établissement de l'historique des biens immobiliers et fonciers jouent un rôle essentiel dans toutes les transactions immobilières. Le SLRB évolue rapidement pour fournir à ses clients divers services en ligne. L’intégration des documents physiques numérisés dans les référentiels numériques est donc une étape essentielle pour accélérer les prises de décision.
Compte tenu de ses technologies et de son expérience, le SLRB a sélectionné Xerox parmi différents fournisseurs de services potentiels. « Le SLRB connaissait déjà la capacité et le professionnalisme de l'équipe Xerox locale à mettre en œuvre la solution. Lors d’un projet antérieur, Xerox avait numérisé des cartes du cadastre contenant des informations sur les transactions immobilières, et donné pleine satisfaction au SLRB. Du fait de leurs dimensions, de leur matériau et de leur fragilité. la manipulation de ces cartes avait posé des difficultés particulières. Pour M. Ammar, « Xerox a su gérer toutes nos cartes en toute sécurité.
Xerox a réalisé le nouveau projet en deux phases. Les grands livres et les registres ont été numérotés pour assurer leur suivi. Après leur numérisation aux formats PDF et TIFF, ils ont été indexés avec précision sur la base de critères spécifiques fournis par le SLRB. Les documents numérisés ont ensuite été exportés sur la plateforme Xerox® DocuShare®. Xerox a réalisé le projet en tant que service, en fournissant tous les éléments nécessaires pour atteindre les objectifs. Le SLRB a fourni les locaux et autres équipements
Les grands ouvrages et les registres sont désormais à la disposition de tous les utilisateurs autorisés, au sein de la solution Xerox® DocuShare® ECM. Les utilisateurs finaux bénéficient d’une efficacité et d’une précision largement améliorées, grâce à l'accès aux archives historiques des enregistrements.
Principaux avantages :
Documents numérisés et intégrés dans un référentiel central sécurisé et contrôlé
Indexation intelligente supportant une extraction facile
Recherche et traitement des demandes plus rapides et plus faciles
Élimination de l'accès physique aux archives
Améliorations majeures des services d'enregistrement
« Nous gagnons beaucoup de temps avec Xerox® DocuShare® et nos processus sont devenus plus efficaces, plus sûrs et plus faciles à utiliser. Nous sommes ravis du service fourni par Xerox et du soutien continu qu’ils apportent à notre gestion du cycle de vie des documents ».
Le défi
L'accès aux informations prenait trop de temps et retardait considérablement les services pour les citoyens et les organisations.
L'état des documents du SLRB se détériorait sous l’effet des conditions naturelles et de leur utilisation continue.
Risques potentiels pour la santé des utilisateurs.
La solution
Numérisation des registres du SLRB avec une indexation précise basée sur des exigences spécifiques.
Le logiciel Docushare® a apporté un accès facile, intelligent et sécurisé aux documents, où qu'ils se trouvent.
Les résultats
Registres numérisés dans un référentiel central sécurisé
Accès facile et contrôlé dans un environnement numérique
Une plus grande efficacité, des prises de décision plus rapides et des délais réduits.
Indexation intelligente pour faciliter la recherche et l’extraction
Télécharger l’étude de cas complète [en anglais]
Xerox® DocuShare®
Le moyen le plus simple de partager et de collaborer, sur site ou dans le cloud.
Éclairages sur la Gestion de contenu d'entreprise (ECM)
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