Étude de cas : 100 ans — et 500 boîtes — de documents papier, maintenant numérisés
Le Family Service Toronto (FST) était si occupé à prendre soin des gens qu’il a négligé ses propres problèmes de papier. Depuis 1914, le FST aide des Torontois en difficultés par des conseils, de l’engagement communautaire, la défense de leurs droits et des programmes d’éducation publique. Les services et les clients du FST ont évidemment augmenté tout au long de ces années, tout comme ses dossiers papier. Finalement, ils nous ont demandé de l’aide.
Le personnel administratif du FST faisait beaucoup d’entrées et de validations de données manuelles qui prenaient énormément de temps et étaient sources d’erreurs humaines. À mesure que les volumes massifs de documents continuaient à croître, le FST a réalisé qu’il manquait d’espace de bureau et qu’il fallait donc faire le ménage dans les dossiers.
Grâce au partenariat stratégique de FST avec Xerox Canada, nous avons aidé à numériser son système de gestion des documents papier, dont 500 boîtes de dossiers. Nous avons installé et géré un parc d’appareils optimisés par la technologie ConnectKey® de Xerox® et des applications automatisées qui aident à exécuter de nombreux processus commerciaux quotidiens.
Faits saillants des résultats
Grâce à la nouvelle solution Gestion du contenu d'entreprise de Xerox® en place, le FST prévoit un RCI de 20 % sur la numérisation des documents à travers les services multiples ainsi qu’une réduction des délais de vérification et une augmentation de l’espace de bureau. Découvrez d’autres faits saillants :
Conformité acquise grâce aux exigences législatives pour la conservation des documents.
Numérisation d’environ 500 boîtes de dossiers papier pour un accès facile et un retrait efficace.
Architecture de fichiers et structure de métadonnées basées sur les besoins des utilisateurs. Le personnel utilise maintenant des imprimantes multifonctions et des numériseurs de bureau dans un système de stockage DocuShare® de Xerox® qui est intégré aux bases de données des clients, permettant un seul point d'accès.
Processus de papier automatisés particulièrement pour le populaire programme Passeport du FST. Auparavant, les factures et les reçus de Passeport provenaient de télécopies et de courriels qui ont été imprimés, traités, numérisés et déchiquetés.
Délai de traitement des factures pour le programme Passeport réduit de 60 %, précision améliorée, saisie de données en double éliminée et soumissions manuelles cumulatives regroupées en un seul flux de travail automatisé.
Le nouveau portail de soumission des factures intègre un système de notification par texte ou vocale qui confirme les paiements des clients.
« Globalement, notre expérience client et notre capacité se sont grandement améliorées. »
Découvrez ce qu’une solution similaire de Xerox pourrait faire pour votre entreprise.
Xerox® DocuShare®
Le moyen le plus simple de partager et de collaborer, sur site ou dans le cloud.
Éclairages sur la Gestion de contenu d'entreprise (ECM)
Consultez les PDF, vidéos, infographies, et plus encore sur ce sujet.
Xerox® ConnectKey® pour DocuShare®
Numérisation facile et intuitive directement vers vos processus d'entreprise.
Articles connexes
Xerox nommé Leader dans le Rapport « Cloud Print Services 2024 » de Quocirca
Quocirca a classé Xerox Leader des Services d'impression gérés pour sa vision stratégique et la profondeur de ses services, ses outils de gestion des périphériques, de gestion des impressions et de productivité basés sur le cloud.
Quocirca nomme Xerox Leader de son secteur dans son rapport d’évaluation : Managed Print Services Landscape 2022
Xerox continue de dominer l'évaluation des fournisseurs de MPS de Quocirca. Cette position est basée sur la vision stratégique, l'étendue des offres de services, la plateforme cloud, le workflow numérique, la sécurité et les outils d'analyse.
Zero Trust en priorité.
Votre sécurité est notre priorité absolue. Découvrez comment nos produits et services soutiennent vos initiatives Zero Trust.
Xerox est récompensé par Keypoint Intelligence — Buyers Lab, Inc. Prix Pacesetter 2022–2023 (BLI) pour les programmes complets de Services de gestion déléguée des impressions (MPS)
Keypoint Intelligence – BLI a récompensé avec un nouveau Prix Pacesetter les services « Xerox Managed Print Services » (MPS), leader de la gestion des services d'impression dans le cloud, de la sécurité avancée, des flux documentaires, et plus encore.
Comment Xerox® DocuShare® a aidé Arbet Aménagement à transformer ses méthodes de travail.
Découvrez comment Arbet Aménagement crée l'espace de travail idéal en utilisant Xerox® DocuShare® pour stocker et gérer les fichiers électroniques avec une facilité sans précédent.
French Non-Profit Association Case Study
See how Xerox helped boost productivity and accessibility for one of France's most significant non-profit organizations with the help of our Managed Print Services and Workflow Central Platform.
