Comment Xerox^® et un District scolaire ont fait équipe pour promouvoir l’enseignement à distance

Depuis plus de 15 ans, Xerox travaille avec le réseau des écoles publiques de Lincoln pour créer et optimiser des solutions de gestion de documents, produisant les horaires, la signalisation des classes, les plans de cours et les bulletins d’évaluation pour 60 écoles fréquentées par plus de 42 000 étudiants et étudiantes des niveaux primaire et secondaire.

Pour y parvenir, les écoles de Lincoln ont combiné Xerox^® DocuShare^®, une plateforme de collaboration et de gestion de contenu en ligne avancée et facile à installer, les imprimantes multifonctions Xerox et certains services des Services d’impression gérés Xerox^®. Les enseignants peuvent facilement imprimer directement à partir de leur salle de classe, même si une imprimante ne s’y trouve pas, ou à partir de leur ordinateur portable et de leurs appareils à la maison et les pages s’impriment comme par magie au centre d’impression de Losh, grâce à l’offre supérieure de services d’impression gérés de Xerox.

« Nous pouvons imprimer tout ce dont une école a besoin, » affirme Lynette Losh, la directrice du centre d’impression et de la salle de courrier des écoles publiques de Lincoln.

Avant d’utiliser les solutions Xerox, au début des années 2000, le district scolaire utilisait différents systèmes d’impression et de gestion de documents de divers prestataires, ce qui créait un processus de travail complexe et déconcertant. Seulement trois utilisateurs dans tout le district pouvait envoyer électroniquement des documents vers le centre d’impression. De plus, si un enseignant voulait que quelque chose soit produit pour le lendemain, son seul choix était de se rendre à l’école tôt et d’attendre en ligne que le copieur soit disponible.

Suite à l’évaluation faite par Xerox en 2005, l’entreprise a mis au point une solution personnalisée qui a permis au district scolaire de réduire des deux tiers le nombre d’appareils qu’il utilise et d’optimiser le centre d’impression interne. Les enseignants peuvent numériser et soumettre des travaux à partir de tout appareil multifonction dans le district et, maintenant, si un enseignant veut imprimer quelque chose la nuit à partir de son ordinateur, il peut choisir le centre d’impression comme destination et les pages seront livrées à la salle de classe le lendemain matin.

Losh gère le centre, une ressource de pointe, écologique et aux conditions ambiantes contrôlées, qui produit et livre le matériel imprimé aux salles de classe. Il a été conçu en étroite collaboration avec Xerox et comprend des contrôle de température et d’humidité qui permet aux huit appareils Xerox (y compris les systèmes Xerox Nuvera^® 288, 157 and 120 et plusieurs Versant^® 180s) de fonctionner de manière optimale.

Pour l’année en cours, avant l’avènement de la COVID-19, l’équipe de neuf employés du centre d’impression et du courrier des écoles publiques de Lincoln a produit et distribué en moyenne plus de 200 000 pages imprimées par jour, et certains jours de grande production près d’un demi-million de pages.

Depuis la pandémie, alors que l’enseignement traditionnel a été suspendu et que les enseignants et les étudiants ont été renvoyés à la maison, le district scolaire a travaillé avec Xerox pour transformer certains de ses systèmes essentiels. Grâce à la plateforme de collaboration et de gestion de contenu DocuShare de Xerox, les enseignants et les administrateurs peuvent téléverser, stocker, accéder et modifier des documents en temps réel, peu importe où ils se trouvent. « DocuShare contient un programme scolaire complet qui peut être imprimé sur demande, » commente Tobias J. Wehrman, Directeur, Prestations de services, Opérations centrales, et résident de Lincoln au Nebraska.

À l’extérieur de la salle de classe, le district a aussi utilisé les systèmes Xerox pour la communication et la documentation associée au personnel, utilisant Xerox DocuShare pour son service des Ressources humaines, pour les achats et pour la tenue de livre.

Cette flexibilité de Xerox qui offre des outils et des solutions globales évolutives pour accéder aux documents imprimés et numériques, peu importe le lieu ou l’heure où les étudiants, les enseignants et les administrateurs en ont besoin, est le facteur principal de la réussite du partenariat entre Xerox et les écoles publiques de Lincoln.

Et bien que le centre soit plus tranquille que durant une année académique normale, il n’est pas pour autant inactif. En fait, le district scolaire continue à produire des dossiers de documents et des cahiers d’exercices pour les enfants inscrits à l’école d’été. Certains sont conçus pour que les étudiants puissent faire des exercices d’écriture et des problèmes de maths pratiques, alors que d’autres stimulent l’art et le dessin et d’autres habiletés plus tactiles.

« Bien qu’une grande partie de la formation se fait en ligne, dit Losh, le besoin de dossiers existe toujours. »

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