Comment un grand cabinet d'avocats spécialisé dans le droit du travail a relevé les défis du traitement et du partage de documents
Au sein du Bell Law Group, les avocats et le personnel utilisent une plateforme unique pour convertir et collaborer en toute transparence, quel que soit leur lieu de travail, grâce à Xerox® Workflow Central.
« Xerox Workflow Central simplifie vraiment le quotidien des professionnels du droit comme ceux du Bell Law Group. »
Le Bell Law Group est un cabinet d'avocats qui offre ses services aux employés, aux agents fédéraux et aux employeurs en matière de préjudices corporels et de droit du travail. Au service de clients à l'échelle nationale, le cabinet possède des bureaux dans cinq villes différentes : Washington, New York, Syosset, Garden City et Miami.
Le Défi
Le partage des données devenait problématique entre les cinq bureaux dotés de réseaux informatiques différents.
Cabinet d'avocats spécialisé dans le droit du travail et les préjudices corporels, le Bell Law Group s'est développé au fil de sa croissance et de ses acquisitions au cours de ses vingt années d'existence et possède aujourd'hui des bureaux dans cinq villes différentes à travers les États-Unis. Ses avocats se déplacent souvent d'un bureau à l'autre, en fonction des besoins des clients, et doivent quotidiennement partager et traiter des documents entre les différents sites.
Cependant, le fait que chaque site dispose d'un réseau informatique distinct et de solutions logicielles disparates compliquait l'accès, le partage et le traitement des documents. Les avocats pouvaient utiliser les fonctionnalités d'un logiciel sur un site, par exemple, pour convertir, expurger ou traduire des documents pour découvrir qu'elles n'étaient pas disponibles ou qu'elles étaient totalement différentes sur un autre site. De telles disparités pourraient inciter le personnel à utiliser des outils non autorisés pour accomplir ces processus, ce qui engendrerait des pertes de temps et de ressources et exposerait le groupe à d'éventuels risques en matière de sécurité.
L'entreprise recherchait un moyen de permettre à ses avocats et à son personnel d'accéder facilement aux documents dans tous les bureaux à partir d'un environnement unique et simple. Elle avait également besoin d'une solution permettant à son personnel d'accéder aux mêmes outils de traitement des documents, quel que soit l'endroit où il travaille.
Enfin, compte tenu du rythme soutenu de ses activités, le groupe recherchait une solution simple ne nécessitant pas une formation poussée des utilisateurs et fonctionnant avec l'infrastructure déjà en place.
Client de longue date de Xerox, le Bell Law Group a demandé l'aide de Xerox Business Solutions pour trouver une solution.
La Solution
Une plateforme de workflows flexible
Xerox Business Solutions a recommandé au Bell Law Group d'envisager Xerox® Workflow Central, une plateforme fiable et flexible compatible avec son référentiel dans le cloud préexistant et offrant un accès aux données 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sur tous les sites.
Compte tenu des contraintes de temps pesant sur le groupe, Xerox lui a suggéré de procéder à un essai de la plateforme avant de décider de l'adopter à l'échelle de l'entreprise. L'entreprise a ainsi pu tester les fonctionnalités de la plateforme à son propre rythme.
Après un essai de trois mois, le Bell Law Group a non seulement découvert que Workflow Central pouvait résoudre ses problèmes de collaboration, mais aussi que les fonctionnalités supplémentaires qu'il offrait pouvaient répondre à ses besoins en matière de traitement de documents, notamment la conversion de documents, la traduction, l’expurgation et une fonctionnalité qui convertit les notes manuscrites en documents modifiables.
Les Résultats
Les avocats peuvent accéder facilement aux documents et les traiter rapidement sur tous les sites.
Ils peuvent désormais accéder aux documents, les partager et les traiter plus rapidement et plus facilement grâce à la plateforme Xerox® Workflow Central.
Comme cette plateforme fonctionne avec le référentiel dans le cloud de Bell, les membres de l'équipe peuvent partager des documents et collaborer en toute sécurité en temps réel, un facteur déterminant pour répondre aux exigences des processus juridiques sensibles au facteur temps, comme la diligence raisonnable dans les fusions et les acquisitions, par exemple.
Les associés de Bell peuvent accéder en toute transparence et en toute sécurité à des outils cohérents, où qu'ils travaillent, pour convertir des fichiers en formats utilisables et exploitables, notamment pour traduire, expurger et créer des fichiers audio à partir de documents. Parmi les fonctionnalités clés qui se sont avérées particulièrement utiles aux avocats au quotidien, citons la possibilité de convertir des notes manuscrites en format modifiable et une option qui leur permet de résumer des notes.
Dans l'ensemble, le nouvel environnement de collaboration unifié aide le groupe à optimiser sa politique de priorité aux clients.
Le cabinet teste actuellement d'autres solutions Xerox afin d'améliorer encore le workflow de ses collaborateurs et le service à la clientèle.
« Les cabinets d'avocats très sollicités doivent constamment maximiser leur efficacité et leur efficience au service de leurs clients. Xerox Workflow Central et toute une série d'autres solutions Xerox répondent à ces défis pratiques et quasi universels. »
Le Défi
Bien que les associés choisissent de travailler depuis leur bureau à domicile dans la mesure du possible, ils passent beaucoup de temps à faire la navette entre le siège de l'entreprise et un autre bureau ou à se rendre dans les locaux de leurs clients pour des réunions en personne.
En conséquence, les associés avaient du mal à trouver des outils sécurisés et conformes pour consulter des informations et partager des fichiers juridiques au sein de leur groupe de travail virtuel.
Le Bell Law Group cherchait un moyen pour son personnel de partager et de stocker des données provenant de ses cinq bureaux, comme s'il s'agissait d'un seul et même site.
La Solution
Après une période d'essai, le Bell Law Group a adopté Xerox® Workflow Central, qui offre une plateforme de workflow unique, sécurisée et flexible, homologuée pour les entreprises.
Les utilisateurs peuvent accéder au service à tout moment et en tout lieu, à partir de PC, d'appareils mobiles et d'imprimantes multifonctions Xerox® ConnectKey® pour convertir à la volée des documents PDF en formats modifiables.
Les utilisateurs bénéficient de l'ensemble des workflows disponibles (conversion en fichiers MS Office, conversion en audio, expurgation automatique, traduction, etc.)
Une fois modifiés, les documents sont instantanément acheminés vers le référentiel dans le cloud de Bell ou envoyés par e-mail aux clients à l'aide de la fonction « Cryptage et suivi » pour une sécurité accrue lors de l'envoi.
Les Résultats
Les membres de l'équipe ont facilement appris à utiliser l'outil. Aucune formation individuelle n'a été nécessaire.
Les avocats et le personnel du cabinet peuvent désormais convertir et modifier les documents plus rapidement, quel que soit le lieu de travail, et en toute conformité.
La fonction « Cryptage et suivi » permet au client de partager en toute sécurité des fichiers sensibles entre les membres de l'équipe ou avec des parties externes.
Le Bell Law Group est ainsi en mesure d'offrir un service plus rapide à ses clients, ce qui va dans le sens de la priorité qu’il accorde à ses clients.
Télécharger l’étude de cas complète (PDF) (en anglais)
Plateforme Xerox® Workflow Central
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