Workflows stroomlijnen

Hoe een fabrikant minder tijd besteedt aan het beheren van documenten en meer tijd aan het beheren van het bedrijf

Infographic indicating clocks, a tall building, a car driving, and documents with an hourglass

Uitdaging

Een middelgrote fabrikant vond het moeilijk papieren documenten te beheren. Carla, de manager van de afdeling gegevensbeheer, was urenlang bezig met het zoeken naar misplaatste en verloren papieren documenten, waarbij ze vaak een tijdrovende reis naar een offsite opslagfaciliteit moest maken. Bovendien was er geen formeel plan voor calamiteitenherstel.

MFP and smartphone with overlay of a lock icon

Oplossing

Met behulp van documentbeheersoftware scande en digitaliseerde het bedrijf zijn gegevens via een Xerox^® MFP met ConnectKey^® technologie. Medewerkers krijgen nu onmiddellijke, veilige toegang tot digitale documenten aan de hand van hun ID. Meerdere gebruikers tegelijk kunnen toegang krijgen tot hetzelfde bijgewerkte document, wat voor een gestroomlijnde workflow zorgt. Voor calamiteitenherstel wordt een kopie van de gegevens in de cloud opgeslagen, wat voor een beschikbaarheidspercentage van 99% en wereldwijde toegang zorgt.

In actie

1. Eenvoud op zijn best

Carla legt papieren documenten in de documentendoorvoer van de Xerox^® MFP en raakt op het aanraakscherm het pictogram IMS Scan aan.

User interface showing file type selection menu

2. Intuïtief van aard

Ze selecteert haar scanopties, beantwoordt twee vragen via een dropdownmenu, voert een uniek bestandsnummer in en raakt de knop "Start" aan om de documenten te scannen.

Met behulp van documentbeheersoftware scande en digitaliseerde het bedrijf zijn gegevens

3. Oplossingsgericht

Nu alle gegevens gedigitaliseerd zijn, hebben Carla en haar collega‘s toegang tot alle documenten vanaf hun computer of handheld apparaat.

User interface showing a User Accounts menu

4. Gemakkelijk toegankelijk

Medewerkers kunnen documenten gemakkelijk zoeken en printen vanaf elke Xerox^® machine met ConnectKey^® technologie (zolang de app Printen van IMS is geïnstalleerd). In de interface van het aanraakscherm selecteren ze gewoon de knop "Printen van IMS", beantwoorden ze vragen over het document dat ze zoeken, en raken ze “Afdrukken” aan.