Como a Xerox® DocuShare® ajudou um fabricante de móveis de 99 anos a digitalizar 500.000 documentos
A mudança é difícil quando você está em atividade há quase um século como a Fairfield Chair. Mas a empresa sabia que precisava transformar seus processos no local de trabalho para permanecer no topo na era digital.
Como um funcionário da empresa descreveu, "estávamos nos afogando em papel". E estavam mesmo.
A empresa fabricante de móveis de 99 anos, de gerência familiar, com sede em Lenoir, Carolina do Norte, tinha um andar de escritório inteiro com 150 arquivos cheios de papel. As respostas para muitas perguntas importantes dos clientes estavam lá em algum lugar, mas não eram fáceis de encontrar e compartilhar. Os funcionários costumavam colocar quem telefonava em espera, caminhar para outro andar para procurar o documento e depois voltar para o telefone para responder a certas perguntas.
Embora a empresa esteja enraizada na tradição – muitos de seus 425 funcionários são da segunda ou terceira geração, chegou a hora de mudar.
A Fairfield Chair procurou a Xerox para ajudá-los a passar de um sistema analógico para digital. “Nosso lema não é realmente sobre o papel, é sobre o uso do papel", diz Jeremy Lukovich, vice-presidente de vendas da Xerox DocuShare. “Ajudamos nossos clientes a digitalizar e automatizar seus processos no local de trabalho.” O Xerox® DocuShare® permite que os usuários digitalizem papéis em um sistema central de gerenciamento de conteúdo na nuvem, onde os documentos podem ser medinsurados, gerenciados e armazenados com segurança para acesso dos usuários.
Ao digitalizar 500.000 documentos, a Fairfield Chair conseguiu se livrar desses arquivos e reduzir sua dependência de um sistema de arquivo em papel. Eles integraram seis departamentos diferentes em uma plataforma e liberaram 40% do espaço para dar espaço a novos membros da equipe. “Conseguimos nos livrar de cento e sessenta e cinco arquivos”, diz Jamie White, CFO, presidente da Fairfield.
Com acesso instantâneo às informações on-line, os funcionários da Fairfield Chair podem agora responder aos clientes mais rapidamente, e a empresa reduziu seus custos de impressão em 35 a 40%.
“Uma das coisas que sempre dizemos na Fairfield é ‘sempre foi feito dessa maneira e as mudanças são difíceis.’ Ser capaz de ter um produto inovador ao seu alcance nos tornou uma empresa melhor.”
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