Xerox^® DocuShare^® Go for version 24.4

Xerox^® DocuShare^® Go 15

What’s New in This Release

Introducing: DocuShare^® Go for Outlook

We are excited to announce the release of DocuShare Go for Outlook, which is now available in the Business Apps section on Microsoft AppSource. This plugin seamlessly integrates with Outlook and offers essential document management capabilities.

Key Capabilities:

• Document Management: Access, manage, and organize collections, folders, and files directly from Outlook.

• Store Documents: Save documents and/or emails from Outlook directly to DocuShare Go without leaving Outlook.

• Attach Documents: Attach documents from DocuShare Go to your emails in Outlook.

• Security: Ensure data security with end-to-end encryption and compliance with industry standards.

Requirements:

• Users must already have an existing DocuShare Go or DocuShare Go Digital Mail account to use the Outlook add-in.

NOTE: Current users can install DocuShare Go for Outlook from Microsoft AppSource by clicking here.

Content Assistant

Important Update: The DocuShare Go Content Assistant for Summarization and Advanced Extraction has been significantly enhanced. Page processing is now unlimited. This improvement dramatically improves document management efficiency and productivity.

Content Assistant for Summarization

Summarizations can now be generated without first setting up a content rule.

Users with Edit Rights can do the following:

• When viewing or editing a document, they will see a 'Summarize' button.

• User will then click the button to choose: Number of sentences to appear in the summary Ability to select the document language.

After confirmation, the AI will update the document with its generated summary.

ConnectKey for DocuShare Go Now Does Automatic Geographic Routing

The ConnectKey App for DocuShare Go now automatically identifies the user’s last logged-in geographic deployment (US, CA, EU) during login, eliminating the need for manual selection. Users who want to log in to a different region can log in to the desired region via the web user interface.

This feature is particularly useful for integrations with Workflow Central, as it eliminates the need for users to specify their desired region.

Search for Collections

For dialogs with a Collection selection dropdown (e.g. Move, Copy, Content Rules), if there are more than 20 collections, a search box will be provided to help users locate the desired collection.

Search Enhancements

• Enable users to search for exact phrases, such as “Customer Expectation,” ensuring that only documents containing the exact phrase are returned. This is an improvement from the last version in which the search capability returned documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION” separately.

• Enable users to search for documents that include all specified words. For example, searching for “customer” AND “expectation” should return only documents containing both words. This is an improvement from the last version, in which the search returns documents with either “CUSTOMER” or “EXPECTATION.”

Streamlined Task Reviews with Enhanced Content Rules

DocuShare Go has enhanced its Content Rules, making task reviews quicker and more efficient. When a task is ready for review, selecting “Review” will take you directly to the document view, where you can quickly approve or reject the task.

Additional Feature Improvements

With DocuShare Go Digital Mail, users can now include a note with their request when selecting “Send to Admin.” This feature helps the Digital Mail Admin better understand each user’s special instructions.

Xerox^® DocuShare^® Go 14

What’s New in This Release

Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions

Document Sets

Document sets involve collecting user documents to verify required data. Recipients receive an email link to the request. If not current Go users, their account will be created. They can view, upload, and approve documents.

Use Case Examples: AP Invoices / Client Onboard / HR Operations / Employee Onboarding / Real Estate Listing / Leasing / Insurance Claims

Document Set Builder

Administrators can create/edit a Document Set from the new node in Management.

New Document Set Request

Administrators and configured approvers will see the [New Request] button to create document requests. When a new user receives an email, they can click the link to set up their account by providing their First Name, Last Name, and Password. Approvers are added as Edit members of the Document Set group and can approve requests assigned to them.

Provide Documents in request

A user who sends a request for a Document Set will get a notification with a link directly to the request. The user will then be shown each of the requested documents in the set and their status.

Approver Review Requests

Approvers see the requests they have access to and their status. They can open a request, approve individual documents, and comment. A request can be opened or moved to trash.

Send Email for Rescan, Forward Original requests

There is an option to integrate with the DocuShare Go API to enhance the ability to fulfill requests for rescanning or forwarding original mail documents.

Xerox^® DocuShare^® Go

Document Type Builder

Streamlined experience to build the entire document type in a single dialog. When creating or editing a document type, there is the ability also to create or edit document fields.

DocuShare 7 Import

Customers wanting to migrate from DocuShare 7 to DocuShare Go can use a documented method to do so. This method involves using a tool created by DocuShare to export one collection at a time into DocuShare Go with the import tool or script.

For more information, please contact your DocuShare sales rep or fill out a DocuShare Contact Us form to have a sales rep contact you with more information.

Content Rules

Allow assignment of User Group to the Approver list

Simple Approval:

• Any single user in the group can approve or reject. First one wins,

Multiple: Can be configured for Any or All.

• If All, then all users in the group must approve.

• If Any, then it is the same as Simple approval.

Sequential

• When the task is created for that sequential row, any single user in the group can approve or reject it. First one wins.

More Features

Upload Speed

• Improved upload speeds by Virus Scanning and uploading documents in one step

Remove pricing (USD) in subscription management UI

• Removed the pricing information on the subscription management page.

White Label Color Enhance

• The White Label options dialog will have a 3rd color called "Tertiary Color.”

Document Type Edit

• Display capability - the Document Type to provide easier search and retrieval of documents.

• Document Type Field name shall remain non-editable even if it is in use.

Xerox^® DocuShare^® Go 13

What’s New in This Release

White Labeling

DocuShare Go now enables White Label customers to select their UI colors. (For more information on the white labeling paid option, contact us.)

Content Assistant

Introducing Content Assistant, for Summarization and Advanced Extraction. This feature uses AI Integration, first introduced in the DocuShare Go 12 release.

NOTE: Quota Limits, Retry, and Key/Query Mapping are all included in the Content Assistant feature.

Content Assistant Quota Limits Include:

• Named User plans - come with 10,000 free pages per user per year by default.

• Concurrent User plans - come with 20,000 free pages per user per year.

Additional Features and Capabilities include:

• Additional Page Packs can be purchased in 250,000-page packs (validity of this item is for one year)

• When an existing organization renews, it receives a new default package.

• Note: Every use of the Content Assistant feature will consume a minimum of 1 page.

• Pack usage is shown on the Manage Subscription page and in the Admin Portal

• When a subscription reaches 20%, 10%, or 0% of the quota, an informational message will be displayed to the subscription owner and users with an Admin role to notify them that the quota limit is approaching.

• Key/Query Mapping: Advanced Extraction rules can be created by mapping a detailed description of the field to an easy-to-read field name. For instance, a field named "Gas Date" can be mapped to a description of that particular field.

Content Rules

• Easy Edit: It is now possible to edit a Content Rule directly from the rule list without having to view the rule first.

• Improved Classification:

• Improved labels have been added to the dialog for content rules that perform Document Classification.

• There are two options available now - you can either match all the terms or any of the terms.

Metadata Quick Edit

While viewing a document, you can now edit its metadata values in the detail panel.

ConnectKey: CA Hosting

When installing the ConnectKey app for DocuShare Go, you can now choose the CA region.

Additional Features:

• Footer Height: The footer height is reduced to make more room for the application

• Xerox DocuShare URL was updated to https://help.docushare.com

Introducing: Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions

All of the DocuShare Go components listed above are applicable to the Xerox^® DocuShare^® Go Digital Mail Solutions. This solution can be stand-alone or combined with capture services. Learn more

Extract Addressee & Route: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail will attempt to extract a known Department or User from the first page if it is not provided in the upload to the Processing Collection.

(NOTE: Prerequisite: Onboard users and their departments into DS Go DM)

Example:

1. A department is created in DS Go DM for “Claims”. The file is uploaded to Processing without an Email or Department. DS Go will see if the first page has a match for the Claims Department and put the document in the Claims Department Inbox.

• If there is one exact or close match (using Content Assistant), the document is routed.

• If there is more than one match, the document is routed to the Exceptions collection for manual intervention

Collection Hierarchy: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Inboxes can be collapsed and grouped hierarchically by Digital Mail, Department, and Email nodes.

User Ingestion: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Import Users allows the upload of a CSV file with users, their departments, and their roles.

Document Type: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

Digital Mail Document types are created by default and are editable.

• Contain fields: Email, Department, and ID

Collection Search: (Xerox DocuShare Go Digital Mail)

The search box in the left panel allows you to easily search through the custom collection names by typing at least two letters of the collection name.

Xerox^® DocuShare^® Go 12

As novidades deste lançamento

Alojamento no Canadá

DocuShare Go está agora alojado em Montreal, Canadá, na região da AWS ca-central-1.

A página de entrada do DocuShare Go, "Welcome to Xerox DocuShare Go", incluirá em breve o Canadá na lista de localizações de subscrição para o início de sessão. Aceda diretamente através de go.docushare-ca.com.

Adições às regras de conteúdo

Resumo de documentos

Esta funcionalidade apresenta um resumo de documentos longos, utilizando tecnologia de IA. O resumo inclui apenas as informações mais importantes do texto original. Poderá escolher o número de frases a apresentar (1 a 10) e o idioma (EPFIGS) de visualização. Depois de gerar o resumo, este é adicionado ao campo de resumo do ficheiro. Também pode optar por rever o resumo.

Extração avançada de dados

A funcionalidade de extração avançada de dados extrai dados dos seus documentos de forma inteligente, um processo denominado indexação. A funcionalidade extrai, classifica e transforma os dados de várias fontes, tais como documentos digitalizados, digitados e manuscritos, imagens digitalizadas, emails e outras fontes em formato digital. Também extrai dados para garantir políticas de denominação adequadas e consistentes, facilitando o arquivamento e a obtenção de ficheiros. A funcionalidade suporta correspondências difusas (fuzzy) e os idiomas EPFIGS. E a configuração é simples. Além disso, conta com uma função de pré-visualização da extração para testar os resultados. Após a execução da regra, extraem-se os valores dos campos e os metadados do documento são atribuídos.

ConnectKey App: metadados e vários ficheiros

Digitalizar vários documentos pode ser uma tarefa morosa. Felizmente, a IU web do DS GO oferece-lhe uma solução ao permitir ler um código QR e introduzir informações relevantes no seu telefone, tablet ou PC. Além disso, com a ConnectKey App, pode imprimir folhas de separação para digitalizar vários ficheiros de uma só vez para o DS Go. Assim, poupa tempo e simplifica o processo de digitalização.

Marca branca

O DocuShare Go passa a oferecer uma opção de marca branca, sujeita a preço acrescido.

(Contacte-nos para obter informações sobre o uso da marca branca.)

A funcionalidade de marca branca no DocuShare Go inclui:

• Link para a Ajuda – uma hiperligação integrada no ícone de ponto de interrogação, no canto superior direito da página web do DocuShare Go.

• Esquema de cores – as cores primárias e secundárias da IU podem ser personalizadas ou utilizadas conforme a predefinição.

• Novo nome de subdomínio – será criado um URL único para incluir o nome do produto específico (por exemplo, <nome-produto>.docushare.com)

• Página de início de sessão – o URL do domínio incluirá informações regionais específicas para cada cliente (por exemplo, <nome-produto>.docushare.com ou nomeproduto.docushare-eu.com.).

• Marca nos emails – os emails serão personalizados com a marca e o logótipo da empresa.

Varrimento de vírus

Como medida de segurança adicional, será efetuado o varrimento de todos os ficheiros carregados em busca de assinaturas de vírus conhecidas, para garantir a proteção contra ameaças.

Registos de histórico

Quando um utilizador seleciona um ou mais ficheiros e escolhe a opção de impressão, a ação é registada no Histórico do ficheiro.

Xerox^® DocuShare^® Go 11

As novidades deste lançamento

Restauro de organização eliminada

A criação regular de cópias de segurança é agora implementada para permitir o restauro sem problemas das subscrições, caso existam requisitos de suporte. Anteriormente, as subscrições eram eliminadas seis meses após a data de validade.

• Restauro da organização para o conjunto da organização

• Restauro da organização para conjunto de recursos

• Restauro das contas de utilizador

• Restauro de ficheiros s3

• Restauro do índice de pesquisa

As aprovações foram alargadas para permitir aprovadores sequenciais condicionais

Indique o campo (por exemplo, montante da compra) e defina vários aprovadores com condições específicas (por exemplo, < ou >=) para encaminhar o item para aprovação.

Debate (chat)

Ao pré-visualizar ou editar um ficheiro, é possível iniciar um debate com outros membros. Esta funcionalidade é particularmente útil durante a colaboração ou a receção de feedback ou comentários.

Para iniciar um debate, etiquete os membros para que estes recebam uma notificação por email. A notificação contém um link para o debate. Com esta funcionalidade, todos podem participar e manter-se informados.

Xerox^® DocuShare^® Go 10

As novidades deste lançamento

Suporte do fornecedor de identidade OAuth 2.0 para fins de autenticação na aplicação DS Go ConnectKey

Ao selecionar o fornecedor OAuth 2.0 numa organização Go, o utilizador pode agora iniciar sessão com o código de dispositivo do seu dispositivo móvel.

1. O utilizador abre a aplicação DS Go ConnectKey instalada no dispositivo Xerox ConnectKey.

2. Depois, lê o código QR com o dispositivo móvel.

3. Inicia sessão e autoriza o dispositivo ConnectKey.

4. Continua a imprimir ou digitalizar a partir da aplicação DS Go ConnectKey no dispositivo ConnectKey.

Integração (“onboarding”) dos utilizadores

Em vez de ter de convidar cada utilizador para uma organização Docushare GO, um administrador DS Go pode optar pela ativação da integração. Com esta funcionalidade ativada:

1. Cria-se um código de 6 letras/dígitos que poderá facultar a outra pessoa através do método à sua escolha, por exemplo, um email dentro da empresa destinado a utilizadores selecionados.

2. Os utilizadores com o código podem aceder a go.docushare.com, selecionar a respetiva região e usar a ligação de registo para aceder à organização Go.

Novos regras de conteúdo

• Está disponível uma regra de conteúdo sequencial. Permite aos aprovadores autorizar um item em ordem sequencial. Se o primeiro aprovador dá autorização, é pedido ao autorizador seguinte que o faça também. Se um aprovador recusar a autorização, o item é rejeitado.

• Está disponível uma regra de conteúdo de aprovação múltipla (por todos). Se todos os aprovadores selecionados autorizarem o item, este é aprovado. Se um dos aprovadores recusar a autorização, o item é rejeitado. Todos os utilizadores recebem uma tarefa

Xerox^® DocuShare^® Go 9

As novidades deste lançamento

Suporte do fornecedor de identidade OAuth 2.0 para fins de autenticação

• Este lançamento apresenta uma grande alteração no método de autenticação. A opção adicionada permite que as subscrições usem o fornecedor de identidade OAuth 2.0 para todos os utilizadores.

• A equipa de assistência informática do cliente terá de criar uma aplicação no fornecedor de identidade e facultar as informações ao administrador de subscrições para que isto funcione.

• O utilizador indicará o endereço de e-mail do fornecedor de identidade e o Go reencaminhará o fornecedor para iniciar sessão. Se a sessão for iniciada com sucesso, o utilizador poderá aceder ao Go.

Melhorias das regras de conteúdo

• Nova regra para a revisão simples com assinatura eletrónica. É possível atribuir um só utilizador para rever campos e facultar uma assinatura, conforme seja necessário. A assinatura pode assumir a forma de uma imagem ou texto, ambos introduzidos pelo utilizador e visualizáveis através do histórico de versões.

• Nova regra para várias aprovações com assinatura eletrónica. É possível atribuir vários utilizadores para aprovar ou rejeitar documentos e facultar assinaturas, conforme seja necessário. O primeiro utilizador atribuído que aprove ou rejeite a tarefa conclui a aprovação/rejeição do documento. A assinatura pode ser uma imagem ou texto, ambos introduzidos pelo utilizador e visualizáveis através do histórico de versões.

• Atualização da aprovação simples para incluir assinatura eletrónica. A assinatura pode assumir a forma de uma imagem ou texto, ambos introduzidos pelo utilizador e visualizáveis através do histórico de versões.

• Melhorias e mudanças na classificação de documentos + extração de dados:

  • Digitação de valores extraídos num novo campo de tipo documento.

  • Digitação de valores extraídos num campo de tipo documento existente.

  • Especificação do fuso horário ao extrair valores de data/hora.

  • Estados de execução mais detalhados no registo de execução.

Melhoria de funcionalidades gerais

• Atualização da página de planos de subscrição com um link para o formulário de pedido de vendas.

• Melhoria do tratamento de erros ao carregar ficheiros. O sistema deteta o cenário de carregamento de uma nova versão para um documento quando se utiliza um ficheiro com um nome de ficheiro diferente, ou o cenário de carregamento de um novo ficheiro para uma coleção com um nome de ficheiro duplicado. É pedido aos utilizadores que tomem medidas para resolver os erros.

Xerox^® DocuShare^® Go 8

As novidades deste lançamento

Nova funcionalidade de classificação de documentos e extração de metadados

• Este lançamento inclui a capacidade de classificar documentos e extrair metadados.

• Novo tipo de regra de conteúdo: Foi adicionada a classificação de documentos e extração de dados. Capacidade de rever, atualizar e aprovar a classificação dos documentos, a partir do interface de minha tarefa das regras de conteúdo.

• Com a extensão da regra atual de “classificação de documentos”, o DocuShare processará os seus ficheiros ao definir o tipo de documento e extrair dados do mesmo e ao atualizar os campos de metadados conforme essa informação. Por exemplo: extrair “número de fatura”.

• Garante-se o pacote de extração de dados predefinido com a aquisição da subscrição. Assim, a subscrição torna-se acessível a esta funcionalidade de classificação de dados e extração de metadados. Um pacote de extração adicional está disponível para venda.

• Foi adicionada uma nova função de extração de dados, com acesso para a criação de regras deste tipo.

• Funciona com tipos de ficheiro PDF e de imagem. Limitação atual: Não funciona com ficheiros de texto

Gestão de subscrições

Os utilizadores podem adquirir espaço de armazenamento adicional em porções de 500 GB/utilizador. Os utilizadores veem um aviso no painel de controlo quando o espaço de armazenamento restante for 10% da capacidade total. Os utilizadores convidados podem ser removidos das subscrições quando o respetivo acesso deixe de ser necessário. Os utilizadores convidados recebem permissões de visualização, e a partilha de convidados exige a configuração de uma data de validade. O número de utilizadores convidados é restringido conforme o tipo e tamanho da subscrição. Os utilizadores convidados permitidos são 5x o número de utilizadores simultâneos e 2x o número de utilizadores identificados.

A avaliação gratuita “self-service”

de segurança e conformidade foi retirada do interface de self-service devido ao requisito de despiste de sanções. As avaliações serão processadas apenas através do back-office. A opção Xerox Internal AD foi retirada. Desta forma, pretende-se posicionar o produto para uma futura funcionalidade de início de sessão único.

O chatbot

de assistência foi retirado da produção devido à baixa utilização. O website da comunidade está aberto a todos os utilizadores, e as perguntas frequentes continuarão a ser atualizadas.