Xerox^® Workplace Suite

Xerox^® Workplace Suite oferece autenticação, gestão de impressão, controlo de custos, segurança de conteúdos e workflows em mobilidade. Concebida para instalação num servidor para implementação local privada e segura, a abordagem modular flexível permite-lhe licenciar as funções que se adequam ao seu negócio, independentemente do número de dispositivos que possui.

Autenticação e controlo do acesso

As opções de autenticação são compatíveis com um vasto conjunto de leitores e cartões standard de mercado. Escolha a autenticação por cartão, sem cartão ou através de dispositivo móvel, usando a NFC, a aplicação Xerox^® Print Portal e um código QR para desbloquear os dispositivos. Aplique regras essenciais de impressão para assumir o controlo dos custos e limitar o acesso aos dispositivos/funcionalidades a nível de utilizador/grupo.

Capacidade de registo único (SSO) a qualquer aplicação compatível com SSO na sua impressora, como aplicações de ligação à cloud e muito mais. Autentique de forma conveniente na impressora uma vez com o seu cartão de identificação ou dispositivo móvel ou credenciais e aceda então com segurança a todas as suas aplicações de MFP compatíveis com SSO sem ter de efetuar mais nenhum registo moroso.

Segurança dos conteúdos

A nossa funcionalidade de segurança de conteúdos protege a sua empresa contra perdas de dados ou de propriedade intelectual, pesquisando todos os documentos copiados, digitalizados ou impressos através de um MFP licenciado para palavras ou conjuntos de texto específicos, definidos pelo utilizador (por ex: apenas utilização confidencial, interna, etc.). Se for identificada uma correspondência, é enviado um alerta, juntamente com os dados e o conteúdo do trabalho, para um administrador para fins de seguimento.

Impressão móvel

Torne a impressão a partir de dispositivos móveis flexível e fácil. Envie trabalhos de impressão a partir de dispositivos Windows OS, Google Chromebooks, Mac OS, Linux e impressão de aplicações móveis para tablets iOS, Android e Windows Surface. Com um workflow de impressão pull/follow tradicional, envie trabalhos para uma única fila de espera para disponibilização e recuperação quando estiver pronto para recolher os documentos.

Contabilidade, relatórios e regras

Os administradores podem definir regras de controlo do acesso e impressão, bem como monitorizar de perto a impressão em toda a organização com capacidades consolidadas de contabilidade e relatórios a nível do parque de impressoras. A Xerox Workplace Suite pode ser integrada com Network Accounting.

A gestão de uma força de trabalho cada vez mais exigente acarreta inúmeras preocupações e, por vezes, a segurança das impressoras e dos documentos não constitui uma prioridade máxima.

À medida que as impressoras e as impressoras multifuncionais se tornam mais inteligentes e mais bem conectadas com os sistemas que a sua empresa utiliza, é fundamental dispor de um processo mais fácil, com pouco envolvimento do utilizador, para ter controlo sobre estes aspetos. Aquilo de que precisa é de uma forma simples, mas eficaz, de permitir que os utilizadores autorizados tenham acesso aos sistemas para os quais têm permissões, monitorizando e evitando que os dados sensíveis sejam copiados, impressos ou mesmo digitalizados fora da sua rede.

Principais desafios

Segurança

• Como controla e acompanha os utilizadores que podem copiar, imprimir e até digitalizar documentos fora da sua rede?

• Como monitoriza os documentos críticos e o conteúdo dos documentos para evitar violações dos dados?

• Como pode aumentar a segurança sem introduzir etapas difíceis e morosas para iniciar sessão nas aplicações da sua impressora e MFP?

Gestão de impressão — Controlo de custos

• Como garante que os documentos sensíveis não são impressos para a bandeja de saída da sua impressora partilhada onde os outros utilizadores os podem ver?

• Convém-lhe controlar os seus custos de impressão, executando relatórios simples sobre as suas impressoras, a fim de identificar o destino das impressões dos seus utilizadores e quais os custos de utilização mais elevados.

• Quando entender de que modo as impressoras são utilizadas, talvez lhe convenha implementar regras de impressão para assegurar que os seus utilizadores seguem as diretrizes de impressão que estabeleceu.

Mobilidade

• À medida que a sua empresa avança no sentido de uma força de trabalho mais móvel, precisa de se certificar de que os seus colaboradores se mantêm produtivos em mobilidade e são capazes de imprimir documentos destinados aos clientes onde quer que se encontrem.

• As empresas precisam de soluções de fácil utilização técnica. Tal inclui a capacidade para imprimir a partir de dispositivos móveis de diferentes marcas para diferentes marcas de impressoras.

• Como evita dificuldades quando permite a visitantes, clientes e pessoal em mobilidade que imprimam nos locais do seu escritório?

• Como faz a gestão eficaz das necessidades de impressão da sua força de trabalho com dispositivos móveis mistos de múltiplos fornecedores de serviços de impressão, assegurando uma experiência consistente e fluida?

Porquê escolher a Xerox?

A nossa opção premiada, baseada em servidor local, oferece uma abordagem modular flexível e eficaz à segurança interna dos documentos. Adicione capacidade, sempre que precisar, mantendo-a confinada à sua rede.

Desafios de segurança resolvidos através:

• Da autenticação para controlar o acesso seguro à impressora e aos seus sistemas em rede, utilizando um vasto conjunto de métodos de autenticação, incluindo identificação por cartão e autenticação baseada nos dispositivos móveis.

• De uma experiência simplificada de registo único (SSO) para aceder aos sistemas e repositórios, evitando etapas de registo morosas.

• Da segurança no acompanhamento de conteúdos específicos de documentos para lançar alertas se o conteúdo ou o documento especificado estiver a ser copiado, impresso ou digitalizado.

Desafios de gestão de impressão e controlo de custos resolvidos através:

• Da nossa funcionalidade de pull printing que permite a impressão dos trabalhos apenas quando necessário, quando o utilizador procede à autenticação na impressora, através da compatibilidade com impressoras Xerox e de outros fornecedores.

• Da nossa integração fluida com os ecrãs de utilizador ConnectKey^® permite a alteração, eliminação ou edição das definições dos trabalhos antes da impressão, poupando os custos de impressões inutilizadas.

Desafios de mobilidade resolvidos através:

• De uma solução de impressão em mobilidade que permite aos utilizadores que encontrem rapidamente e se liguem a impressoras por meio da uma aplicação móvel. Pode ver todos os trabalhos a partir do seu dispositivo móvel, desbloquear a impressora e apresentar trabalhos diretamente para impressão ou mesmo carregar trabalhos para serem impressos mais tarde. Ou pode simplesmente enviar o seu trabalho por e-mail para realizar as suas impressões.

• Converta os seus documentos do Microsoft com fidelidade e exatidão, sem a preocupação de perder qualidade de imagem, dados ou formatação.

A vantagem da TI da Xerox

• Sem necessidade de gerir controladores exclusivos para cada impressora na sua organização. Imprima para uma fila única e liberte o seu trabalho a partir de qualquer impressora ligada na rede.

• Acabaram-se as preocupações com a gestão de uma profusão de dispositivos móveis e telemóveis diferentes. A nossa aplicação móvel proporciona uma experiência fluida em todos os telemóveis.

• Pequena dimensão com uma opção mais simples de servidor. Reduza o tráfego na rede extraindo o trabalho diretamente do software do PC do cliente, uma vez autenticado na impressora.

• O Xerox Workplace Suite, com licenciamento flexível, é fácil de instalar e gerir.