Как крупная юридическая компания решила проблемы с обработкой и обменом документов

Юристы и сотрудники Bell Law Group используют единую платформу для быстрого преобразования и совместной работы Xerox^® Workflow Central.

Bell Law Group — это юридическая компания, которая специализируется на травмах и нарушениях трудового права в отношении работников, федеральных служащих и работодателей. Компания обслуживает клиентов по всем США и имеет офисы в пяти городах: Вашингтон, Нью-Йорк, Сиоссет, Гарден-Сити и Майами.

Задача

Совместный обмен данными между пятью офисами с разными ИТ-сетями

Юридическая фирма Bell Law Group работает уже 20 лет и специализируется на трудовых спорах и травмах. За это время она прошла через ряд слияний и на сегодняшний день имеет пять офисов в разных городах США. Юристы компании часто переезжают из одного офиса в другой в зависимости от требований клиента. В связи с этим им необходимо ежедневно обмениваться документами и обрабатывать их между офисами.

Однако из-за того, что каждый офис имел отдельную ИТ-сеть и разрозненные программные решения, обмен и обработка документов занимали много времени или были недоступны. Иногда юристы приезжали в офис и обнаруживали, что местное программное обеспечение, например для преобразования, редактирования или перевода документов, несовместимо с программным обеспечением из другого офиса. Такие сложности побуждают сотрудников использовать несанкционированные инструменты, приводя не только к затратам времени, но и рискам безопасности.

Компании требовалась комплексная и простая платформа для получения удобного доступа к документам во всех офисах. Она также нуждалась в решении, которое позволило бы ее сотрудникам использовать единые инструменты обработки документов независимо от места работы.

В связи со стремительными требованиями, предъявляемыми к компании, она искала простое решение, не требующее долгого обучения и совместимое с уже имеющейся инфраструктурой.

Будучи давним клиентом Xerox, Bell Law Group обратилась к нам за помощью, чтобы найти решение.

Решение

Гибкая рабочая платформа

Мы порекомендовали Bell Law Group рассмотреть Xerox^® Workflow Central в качестве надежной и гибкой платформы, которая будет работать с имеющимся облачным хранилищем и обеспечит круглосуточный доступ к данным во всех офисах.

Учитывая временные затраты компании, Xerox предложила установить пробную версию платформы, прежде чем принять решение о ее внедрении. Таким образом компания смогла опробовать возможности платформы в своем собственном темпе.

В ходе трехмесячной работы с пробной версией платформы Bell Law Group не только пришла к выводу, что Workflow Central поможет решить проблемы совместной работы, но и обнаружила дополнительные возможности для решения задач по обработке документов, включая конвертирование документов, перевод, редактирование и преобразование рукописных заметок в редактируемые документы.

Результат

Юристы могут легко получать доступ и быстро обрабатывать документы во всех офисах

Теперь юристы компании могут быстрее получать доступ, отправлять и обрабатывать документы с помощью платформы Xerox^® Workflow Central.

Поскольку платформа работает с облачным хранилищем Bell Law Group, сотрудники могут обмениваться документами и безопасно взаимодействовать в реальном времени. Это позволяет им эффективно работать над срочными юридическими процессами, такими как юридическая экспертиза при слияниях и поглощениях.

Сотрудники Bell Law Group могут быстро и безопасно получать доступ к инструментам компании из любого офиса для преобразования файлов в удобные форматы, включая быстрый перевод, редактирование и создание аудиофайлов на основе документов. Особенно полезными для работы юристов оказались функция конвертирования рукописных заметок в редактируемый формат и функция обобщения заметок.

Комплексная платформа для совместной работы помогает команде оптимизировать политику, ориентированную на потребности клиентов.

В настоящее время компания тестирует дополнительные решения Xerox для дальнейшего улучшения работы сотрудников и повышения качества обслуживания клиентов.