Аутсорсинг обработки финансовых и бухгалтерских документов

Если этот процесс не является основной специализацией вашей компании, он все равно несет с собой значительные накладные расходы, требует крупных вложений в оборудование и ПО и приводит к непомерному разрастанию штата бухгалтерии. А ручной, неавтоматизированный ввод приводит к невысокому качеству данных в платежной системе. В результате – конфликты с поставщиками, штрафы за просроченные платежи, невозможность повышения эффективности.

Сократить издержки на обработку первичных бухгалтерских документов, сделать ее более быстрой и повысить достоверность данных вполне возможно. Для этого мы предлагаем нашим клиентам комплекс услуг, которые можно использовать как выборочно, так и единым пакетом:

• приемка почтовой корреспонденции, штрихкодирование, сортировка и подготовка к сканированию;

• сканирование и раскладка оригиналов по единицам хранения;

• распознавание, извлечение значимых данных (поставщик, номенклатуры, суммы, налоги и т. п.) и их проверка на соответствие нормам и справочникам;

• автоматический поиск в ERP‑системе соответствующих контрактов и иных документов, регламентирующих сделку, и сверка извлеченных данных;

• формирование пакета документов, требующих ручной сверки, и связанных с ними контрактов;

• автоматическая конверсия и выгрузка в ERP‑систему, формирование проводок;

• окончательное атрибутирование и сохранение обработанных документов в электронном или бумажном архиве.

При выборе единого пакета услуг наша компания берет на себя приемку всей почтовой корреспонденции с бухгалтерскими документами и передает в финансовые системы вашей организации готовые к проводке данные. При этом все обработанные документы упорядоченно хранятся как в бумажном, так и в оцифрованном виде. Скорость обработки и качество данных гарантируются в договоре.

Для наших клиентов мы установили более 2700 сканеров, которые ежедневно оцифровывают более миллиона страниц. Мы используем более 100 собственных центров потоковой обработки документов по всему миру с пропускной способностью порядка 11,5 миллионов страниц в день. Суммарный объем обрабатываемых изображений достигает 3,5 миллиардов в год. Мы предлагаем:

Опыт и экспертизу

Мы проанализируем ваш документооборот и подготовим для вас стратегию перехода к новому формату обработки документов, разработав все необходимые процедуры, шаблоны и регламенты. Мы знаем, что значит обрабатывать действительно большие объемы документов. У нас есть такой опыт. Мы знаем, какие требования предъявляют законодательство и бизнес. У нас есть такая экспертиза.

Инфраструктуру и технологии

Мы спроектируем масштабируемое аппаратно‑программное решение, которое будет отвечать отраслевым стандартам, учитывать особенности вашей организации и интегрироваться в ее ИТ-инфраструктуру.

Персонал

Квалифицированные операторы Xerox, которые прошли все необходимое обучение и стажировки, возьмут на себя рутинную работу. Мы предоставим выделенного менеджера, который обеспечит взаимодействие в рамках контракта и оперативную реакцию на меняющиеся требования.